Mau Bikin Gathering Kantor Ini 8 Hal yang Harus Disiapkan Dulu

Gathering kantor sering terlihat sederhana saat masih dibicarakan di grup internal.

Cari tempat, tentukan tanggal, pilih makanan, lalu ajak semua orang datang. Namun, begitu persiapannya mulai berjalan, panitia biasanya menemukan banyak detail yang belum diputuskan.

Apakah acaranya hanya makan bersama atau ada sesi meeting? Berapa peserta yang benar-benar hadir? Apakah semua orang duduk dalam satu area? Bagaimana susunan kegiatan? Menu apa yang cocok untuk satu tim dengan selera berbeda? Berapa anggaran per orang?

Pertanyaan seperti ini sebaiknya dijawab sebelum menghubungi tempat gathering kantor. Semakin jelas kebutuhan yang disampaikan, semakin mudah pihak venue memberikan pilihan area, menu, dan paket yang relevan.

Panduan berikut dapat digunakan oleh HR, office manager, pemilik usaha, maupun panitia internal yang sedang menyiapkan gathering, company dinner, meeting, atau acara tim.

1. Tentukan Tujuan Acaranya

Sebelum membahas tempat dan makanan, tentukan dulu alasan acara tersebut dibuat.

Gathering kantor dapat memiliki tujuan yang berbeda, seperti:

• Memperkuat hubungan antaranggota tim
• Merayakan pencapaian perusahaan
• Memberikan apresiasi kepada karyawan
• Menyambut anggota baru
• Menutup periode kerja
• Membahas rencana perusahaan
• Mengadakan meeting di luar kantor
• Makan bersama setelah proyek selesai
• Merayakan ulang tahun perusahaan
• Mengadakan buka bersama atau acara akhir tahun

Tujuan acara akan memengaruhi format yang dibutuhkan.

Jika fokusnya hanya makan santai, panitia mungkin cukup mencari restoran untuk gathering dengan meja untuk satu grup dan pilihan menu lengkap.

Jika acaranya juga mencakup presentasi, evaluasi, atau diskusi, panitia perlu mempertimbangkan susunan tempat duduk dan kebutuhan meeting.

Sementara itu, gathering yang memiliki permainan, pemberian penghargaan, atau hiburan membutuhkan ruang gerak dan waktu yang berbeda.

Hindari membuat acara terlalu rumit hanya karena ingin memasukkan terlalu banyak kegiatan. Pilih aktivitas yang memang mendukung tujuan utama.

Satu gathering yang sederhana tetapi jelas sering kali lebih efektif daripada acara panjang yang membuat peserta tidak tahu harus fokus ke mana.

2. Hitung Jumlah Peserta Secara Realistis

Jumlah peserta menjadi dasar untuk menentukan area, susunan tempat duduk, makanan, dan anggaran.

Jangan hanya menggunakan jumlah seluruh karyawan jika belum semuanya mengonfirmasi kehadiran. Buat daftar peserta dan tentukan batas waktu konfirmasi.

Beberapa informasi yang perlu dicatat:

• Jumlah karyawan yang diundang
• Jumlah peserta yang sudah mengonfirmasi
• Apakah pasangan atau keluarga boleh ikut
• Apakah ada tamu dari luar perusahaan
• Apakah pimpinan atau klien akan hadir
• Apakah ada peserta yang datang terlambat
• Apakah jumlah tamu masih mungkin berubah

Setelah mendapatkan perkiraan yang lebih akurat, sampaikan jumlah tersebut kepada pihak venue corporate gathering.

Hindari memilih tempat yang terlalu pas dengan jumlah peserta. Ruang tetap dibutuhkan untuk pergerakan tamu, penyajian makanan, kegiatan, dan kebutuhan tambahan lainnya.

Panitia juga perlu mengonfirmasi batas waktu perubahan jumlah tamu. Jangan menambahkan peserta mendekati hari acara tanpa membicarakannya dengan admin venue.

Untuk rombongan kantor, informasi kendaraan juga penting. Sampaikan jika peserta datang menggunakan beberapa mobil, minibus, atau kendaraan bersama agar akses dan kebutuhan parkir dapat dikonfirmasi lebih awal.

3. Tentukan Format Duduk dan Penggunaan Area

Format tempat duduk harus mengikuti jenis acara, bukan hanya mengikuti bentuk meja yang tersedia.

Untuk makan bersama, susunan meja dapat dibuat agar peserta mudah berbicara dan berbagi makanan. Untuk meeting, panitia mungkin membutuhkan posisi duduk yang membuat peserta dapat melihat pembicara atau materi presentasi.

Beberapa format yang dapat dipertimbangkan:

• Meja panjang untuk makan bersama
• Beberapa meja kelompok
• Susunan menghadap area presentasi
• Format makan santai tanpa sesi formal
• Kombinasi area meeting dan makan
• Penggunaan area indoor
• Penggunaan area outdoor
• Kombinasi indoor dan outdoor

Saat mencari venue rombongan, jelaskan kegiatan yang akan dilakukan pada setiap bagian acara.

Jangan hanya mengatakan, “Kami butuh tempat untuk 50 orang.” Jelaskan juga apakah peserta akan makan, meeting, bermain, melakukan presentasi, atau berpindah area.

Jambe Boga Sari memiliki area indoor dan outdoor yang dapat digunakan untuk makan bersama dan berbagai acara. Namun, pilihan area, bentuk penataan, dan kapasitasnya perlu dikonsultasikan berdasarkan jumlah peserta serta kebutuhan kegiatan.

Jika ingin menggunakan dua area sekaligus, sampaikan sejak awal. Pastikan juga terdapat pilihan yang dapat dipertimbangkan jika kondisi cuaca berubah.

4. Pilih Menu yang Cocok untuk Satu Tim

Memilih makanan untuk satu orang mudah. Memilih menu untuk seluruh kantor membutuhkan lebih banyak pertimbangan.

Di dalam satu tim bisa terdapat orang yang menyukai seafood, memilih ayam, lebih suka masakan Indonesia, ingin western food, atau hanya mencari makanan ringan.

Karena itu, restoran dengan pilihan menu beragam lebih mudah digunakan sebagai tempat makan untuk event kantor.

Beberapa hal yang perlu dibicarakan:

• Apakah setiap peserta memesan sendiri?
• Apakah makanan disajikan sebagai paket?
• Apakah menggunakan buffet atau banquet?
• Apakah ada menu untuk sharing?
• Berapa pilihan makanan yang dibutuhkan?
• Apakah perlu snack dan dessert?
• Minuman apa yang akan disediakan?
• Apakah ada kebutuhan makanan tertentu yang perlu dikonfirmasi?

Jambe Boga Sari memiliki pilihan seafood, masakan Indonesia, hidangan lokal, ayam, western food, sayuran, soup, snack, dessert, jus, milkshake, kopi, teh, dan minuman lainnya.

Pilihan yang beragam membantu panitia menyiapkan makanan untuk satu tim dengan selera berbeda.

Namun, jangan langsung menganggap seluruh menu reguler tersedia dalam setiap paket gathering perusahaan. Pilihan menu, harga, jumlah porsi, bentuk penyajian, dan ketentuan grup harus dikonsultasikan langsung dengan admin.

Agar prosesnya lebih cepat, panitia dapat menyampaikan kisaran anggaran dan jenis makanan yang diinginkan sejak awal.

5. Susun Rundown yang Realistis

Gathering kantor tetap membutuhkan rundown meskipun acaranya santai.

Rundown membantu panitia mengatur waktu kedatangan, pembukaan, kegiatan utama, makan, dan penutupan. Pihak venue juga dapat mengetahui kapan makanan perlu disiapkan atau kapan area tertentu akan digunakan.

Contoh susunan sederhana:

• Registrasi dan kedatangan peserta
• Pembukaan oleh panitia
• Sambutan singkat
• Meeting atau aktivitas utama
• Makan bersama
• Permainan atau pemberian apresiasi
• Foto bersama
• Penutupan

Jangan membuat jadwal terlalu padat. Berikan waktu untuk peserta makan, mengobrol, pergi ke toilet, dan berpindah tempat.

Untuk company dinner, rundown bisa dibuat lebih singkat. Misalnya, sambutan, makan malam, pemberian apresiasi, lalu sesi santai.

Untuk gathering yang juga menggunakan venue sebagai tempat meeting, perhatikan waktu transisi dari sesi formal menuju makan bersama.

Sampaikan rundown kepada admin agar persiapan venue dan makanan dapat disesuaikan. Jika ada perubahan waktu, informasikan sebelum hari acara.

6. Catat Semua Kebutuhan Meeting dan Teknis

Tidak semua acara kantor hanya membutuhkan meja dan makanan.

Jika ada presentasi, briefing, pembagian penghargaan, video perusahaan, atau sesi diskusi, panitia perlu membuat daftar kebutuhan teknis.

Contohnya:

• Microphone
• Sound system
• Projector
• Layar
• Sambungan listrik
• Meja registrasi
• Area presentasi
• Tempat untuk hadiah
• Ruang persiapan
• Penempatan banner
• Koneksi internet
• Peralatan dokumentasi

Daftar tersebut tidak berarti semua fasilitas tersedia atau termasuk dalam paket.

Panitia wajib menanyakan fasilitas satu per satu kepada admin. Jangan menggunakan dokumentasi acara sebelumnya sebagai dasar untuk menganggap panggung, dekorasi, projector, sound system, atau perlengkapan lainnya otomatis disediakan venue.

Tanyakan dengan jelas:

• Fasilitas apa yang tersedia?
• Apa yang termasuk dalam paket?
• Apa yang perlu dibawa sendiri?
• Apakah boleh menggunakan vendor luar?
• Kapan proses pemasangan dapat dimulai?
• Apakah ada biaya tambahan?
• Apakah terdapat batas waktu penggunaan?

Konfirmasi tertulis akan membantu panitia menghindari kesalahpahaman mendekati hari pelaksanaan.

7. Tentukan Anggaran dan Prioritas Pengeluaran

Anggaran perlu dibicarakan sebelum meminta penawaran.

Tanpa kisaran budget, panitia akan menerima banyak pilihan tetapi kesulitan menentukan mana yang paling realistis.

Bagi anggaran ke beberapa kebutuhan:

• Tempat
• Makanan
• Minuman
• Fasilitas teknis
• Dekorasi
• Dokumentasi
• Hiburan atau permainan
• Hadiah
• Transportasi
• Dana cadangan

Tentukan juga prioritas perusahaan.

Jika acara berfokus pada makan bersama, sebagian besar anggaran bisa diarahkan ke menu. Jika ada presentasi penting, kebutuhan meeting dan audio perlu mendapat perhatian lebih.

Saat meminta paket gathering perusahaan, jangan hanya bertanya harga termurah. Periksa isi paket, pilihan makanan, area yang digunakan, fasilitas yang termasuk, durasi, serta ketentuan tambahan.

Paket yang terlihat lebih murah belum tentu lebih sesuai jika panitia masih harus menyiapkan banyak kebutuhan secara terpisah.

Jambe Boga Sari menawarkan paket acara yang dapat disesuaikan berdasarkan jumlah tamu, konsep, kebutuhan, dan anggaran. Namun, harga serta detail fasilitas tetap perlu dikonsultasikan melalui admin.

8. Lakukan Reservasi dan Konfirmasi Ulang

Setelah tanggal, jumlah peserta, area, menu, dan anggaran cukup jelas, segera lakukan reservasi.

Jangan menunggu semua detail kecil selesai jika tanggal acara sudah dekat. Ketersediaan area perlu dicek terlebih dahulu, terutama untuk akhir pekan, acara seasonal, atau waktu yang banyak dipilih perusahaan lain.

Saat menghubungi admin, siapkan informasi berikut:

• Nama perusahaan
• Jenis acara
• Tanggal dan waktu
• Perkiraan jumlah peserta
• Format duduk
• Pilihan area
• Kebutuhan menu
• Rundown sementara
• Kebutuhan meeting
• Kisaran anggaran
• Jenis kendaraan rombongan
• Nomor PIC yang mudah dihubungi

Setelah reservasi, lakukan konfirmasi ulang menjelang acara.

Periksa kembali jumlah peserta, jam kedatangan, menu, susunan tempat, fasilitas, pembayaran, dan permintaan tambahan.

Pilih satu PIC utama dari perusahaan agar komunikasi tidak datang dari banyak orang. Ini membantu menghindari instruksi yang berbeda kepada pihak venue.

Persiapkan Gathering Kantor di Jambe Boga Sari

Jambe Boga Sari bukan hanya restoran untuk makan santai.

Tempat ini juga dapat digunakan untuk group dining, meeting, company dinner, corporate gathering, acara akhir tahun, buka bersama kantor, dan berbagai kegiatan perusahaan lainnya.

Tersedia area indoor dan outdoor serta pilihan menu yang mencakup seafood, masakan Indonesia, hidangan lokal, ayam, western food, snack, dessert, dan berbagai minuman.

Kebutuhan venue, makanan, buffet, banquet, serta paket acara dapat dibicarakan melalui admin. Paket dapat disesuaikan berdasarkan jumlah peserta, konsep kegiatan, pilihan menu, dan anggaran.

Detail kapasitas, fasilitas meeting, penataan, harga, serta ketersediaan area harus dikonfirmasikan terlebih dahulu.