6 Cara Memilih Menu untuk Acara Biar Semua Tamu Tetap Bisa Makan

Memilih makanan untuk acara tidak sama dengan memilih menu makan siang untuk diri sendiri.

Kalau makan sendiri, kamu cukup memikirkan satu selera. Namun, saat menyiapkan makanan untuk puluhan tamu, kamu harus menghadapi pilihan yang jauh lebih beragam.

Ada tamu yang suka seafood. Ada yang lebih memilih ayam atau masakan Indonesia. Sebagian orang mungkin ingin makanan yang tidak terlalu berat. Ada juga anak-anak, orang tua, atau tamu dengan kebutuhan makanan tertentu.

Karena itu, memilih menu paket acara tidak seharusnya hanya berdasarkan makanan yang paling mahal atau terlihat paling mewah.

Menu yang baik adalah menu yang bisa dinikmati oleh lebih banyak tamu, memiliki pilihan yang cukup, jumlah porsinya sesuai, dan mudah disajikan selama acara berlangsung.

Baik untuk wedding, ulang tahun, gathering, company dinner, maupun acara keluarga, enam cara berikut dapat membantu panitia memilih menu dengan lebih tepat.

1. Kenali Profil Tamu yang Akan Datang

Sebelum melihat daftar makanan, kenali dulu siapa saja yang akan hadir.

Menu untuk acara anak sekolah tentu berbeda dengan menu corporate gathering. Begitu pula dengan menu wedding yang dihadiri keluarga dari berbagai usia.

Beberapa hal yang perlu dicatat antara lain:

• Jumlah anak-anak
• Jumlah orang dewasa
• Jumlah tamu lanjut usia
• Tamu lokal atau rombongan dari luar daerah
• Acara keluarga atau perusahaan
• Durasi acara
• Waktu pelaksanaan
• Bentuk kegiatan selama acara

Profil tamu akan membantu panitia menentukan jenis makanan yang paling aman untuk disajikan.

Untuk acara keluarga, pilihan makanan sebaiknya tidak terlalu terbatas. Anak-anak mungkin lebih mudah menikmati menu ayam, kentang, nugget, pasta, atau snack. Orang dewasa dapat memilih seafood, masakan Indonesia, atau hidangan lokal. Sementara itu, tamu yang lebih tua mungkin lebih memilih menu yang sederhana dan mudah dinikmati.

Untuk menu corporate dinner, pertimbangkan bahwa peserta dapat berasal dari divisi, usia, dan kebiasaan makan yang berbeda. Jangan membuat seluruh menu hanya mengikuti selera satu orang yang mengambil keputusan.

Semakin beragam tamunya, semakin penting menyediakan beberapa kategori makanan.

Saat menghubungi admin venue, jangan hanya menyampaikan jumlah peserta. Jelaskan juga profil umum tamu agar pilihan menu dapat dibicarakan dengan lebih relevan.

2. Kombinasikan Beberapa Jenis Makanan

Salah satu kesalahan paling umum saat memilih paket makanan rombongan adalah terlalu fokus pada satu jenis menu.

Misalnya, seluruh pilihan berisi seafood karena dianggap sebagai menu utama restoran. Padahal, belum tentu semua tamu menyukai ikan, udang, cumi, atau kerang.

Menu acara yang lebih aman biasanya menggabungkan beberapa kategori makanan.

Di Jambe Boga Sari, pilihannya mencakup:

• Seafood
• Masakan Indonesia
• Hidangan lokal
• Menu ayam
• Western food
• Sayuran
• Soup
• Snack
• Dessert
• Jus
• Milkshake
• Kopi
• Teh
• Minuman lainnya

Kombinasi menu dapat disusun sesuai jenis acara.

Untuk acara keluarga, panitia dapat mempertimbangkan seafood, ayam, sayuran, snack, dan dessert.

Untuk gathering kantor, pilih menu utama yang cukup beragam, tambahkan sayuran, minuman, serta makanan ringan jika acara berlangsung lebih lama.

Untuk menu wedding, pertimbangkan menu yang dapat diterima oleh tamu dari berbagai usia. Jangan hanya memikirkan makanan yang menarik saat difoto. Perhatikan juga kemudahan makan, cara penyajian, dan pilihan pendampingnya.

Jika menggunakan konsep buffet acara, susunan menu dapat dibagi menjadi beberapa bagian:

• Makanan utama
• Pilihan lauk
• Sayuran
• Pelengkap
• Snack atau hidangan ringan
• Dessert
• Minuman

Tujuannya bukan menyediakan sebanyak mungkin makanan, tetapi memberi pilihan yang cukup agar tamu tidak bergantung pada satu menu saja.

3. Tanyakan Alergi dan Kebutuhan Makanan Tertentu

Alergi makanan tidak boleh dianggap sebagai detail kecil.

Beberapa tamu mungkin memiliki alergi terhadap seafood, telur, susu, kacang, atau bahan tertentu. Ada pula tamu yang memiliki pantangan makanan atau kebutuhan khusus.

Panitia tidak selalu bisa memenuhi semua kebutuhan. Namun, setidaknya informasi tersebut perlu diketahui lebih awal dan dibicarakan dengan pihak restoran.

Untuk acara dengan daftar undangan yang jelas, panitia dapat menambahkan pertanyaan saat konfirmasi kehadiran:

• Apakah memiliki alergi makanan?
• Apakah ada bahan yang tidak dapat dikonsumsi?
• Apakah membutuhkan pilihan makanan tertentu?

Setelah mendapatkan informasi, sampaikan kepada admin dan tanyakan apakah ada pilihan yang dapat dipertimbangkan.

Jangan langsung menjanjikan bahwa setiap permintaan pasti dapat dipenuhi. Ketersediaan bahan, proses memasak, dan kemungkinan kontaminasi silang perlu dikonfirmasi langsung kepada pihak restoran.

Hal ini penting terutama saat menyusun paket ulang tahun anak, acara sekolah, wedding, atau kegiatan perusahaan dengan banyak peserta.

Panitia juga sebaiknya tidak membuat klaim sendiri mengenai status halal, vegetarian, vegan, bebas gluten, atau bebas alergi jika belum ada informasi resmi.

Lebih aman menyampaikan kebutuhan secara spesifik kepada admin, lalu meminta penjelasan mengenai pilihan yang tersedia.

4. Hitung Porsi Berdasarkan Bentuk Acara

Porsi tidak hanya ditentukan oleh jumlah tamu.

Bentuk acara juga memengaruhi berapa banyak makanan yang dibutuhkan.

Acara makan siang selama dua jam tentu berbeda dengan gathering setengah hari. Wedding dengan banyak aktivitas juga berbeda dengan company dinner yang langsung berfokus pada makan.

Sebelum menentukan porsi, perhatikan:

• Jumlah peserta
• Durasi acara
• Waktu makan
• Apakah ada snack sebelum makan utama
• Apakah makanan disajikan secara buffet
• Apakah menggunakan paket per orang
• Apakah ada menu sharing
• Apakah tamu dapat mengambil makanan lebih dari sekali
• Apakah tersedia dessert dan minuman

Untuk acara singkat, menu utama dan minuman mungkin sudah cukup. Untuk acara yang lebih panjang, panitia bisa mempertimbangkan tambahan snack atau dessert.

Jika menggunakan konsep catering restoran, tanyakan bagaimana perhitungan porsi dilakukan. Jangan hanya menggunakan perkiraan sendiri, terutama untuk buffet atau banquet.

Jumlah peserta juga sebaiknya diperbarui menjelang acara. Jika undangan awal 100 orang tetapi konfirmasi kehadiran hanya 70 orang, informasi tersebut perlu disampaikan kepada admin sesuai batas waktu yang berlaku.

Hindari memesan terlalu sedikit hanya untuk menekan biaya. Sebaliknya, jangan memesan terlalu banyak tanpa menghitung kemungkinan sisa makanan.

Tujuannya adalah membuat makanan cukup, pilihan tetap beragam, dan anggaran tidak terbuang pada menu yang tidak diperlukan.

5. Sesuaikan Menu dengan Waktu dan Konsep Acara

Menu makan siang tidak selalu sama dengan menu makan malam.

Begitu pula dengan menu untuk meeting, wedding, ulang tahun, dan gathering santai.

Untuk acara siang hari, panitia dapat memilih menu yang cukup mengenyangkan tetapi tetap mudah dinikmati. Untuk acara malam, pilihan dapat disesuaikan dengan konsep dinner atau makan bersama.

Pada acara formal, cara penyajian juga perlu diperhatikan. Apakah tamu mengambil makanan sendiri melalui buffet atau makanan disajikan dalam paket tertentu?

Untuk acara santai, menu sharing dapat menjadi pilihan agar tamu lebih mudah mencicipi beberapa makanan dalam satu meja.

Contohnya:

• Family gathering dengan menu utama dan makanan sharing
• Birthday dinner dengan makanan individual serta snack di tengah meja
• Company dinner dengan paket per peserta
• Wedding dengan buffet dan pilihan menu beragam
• Acara komunitas dengan makanan utama, snack, dan minuman

Saat memilih menu gathering, jangan menambahkan terlalu banyak jenis makanan hanya karena ingin terlihat lengkap. Pilih kategori yang benar-benar mendukung alur acara.

Kalau ada meeting sebelum makan, snack dan minuman dapat dibicarakan sebagai bagian terpisah. Jika kegiatan langsung dimulai dengan makan, menu utama dapat menjadi fokus.

Susunan menu yang tepat membuat tamu lebih mudah menikmati acara tanpa merasa terlalu kenyang di awal atau justru masih lapar setelah kegiatan selesai.

6. Pilih Paket Fleksibel dan Konsultasikan dengan Admin

Tidak semua acara bisa menggunakan satu paket yang sama.

Jumlah tamu, jenis kegiatan, pilihan makanan, bentuk penyajian, dan anggaran setiap acara berbeda. Karena itu, paket yang dapat disesuaikan lebih membantu daripada pilihan yang terlalu kaku.

Saat berkonsultasi mengenai menu paket acara, siapkan informasi berikut:

• Jenis acara
• Tanggal dan waktu
• Jumlah tamu
• Profil umum peserta
• Pilihan area indoor atau outdoor
• Kategori menu yang diinginkan
• Bentuk penyajian
• Kebutuhan snack dan dessert
• Pilihan minuman
• Informasi alergi
• Kisaran anggaran

Informasi yang jelas membantu admin memberikan pilihan yang lebih sesuai.

Namun, paket fleksibel tidak berarti seluruh permintaan pasti tersedia. Menu, minimum peserta, fasilitas, harga, jumlah porsi, dan bentuk penyajian tetap perlu dikonfirmasi.

Jangan langsung menganggap seluruh menu reguler dapat dimasukkan ke dalam paket buffet atau banquet. Jangan pula menganggap dekorasi, peralatan, atau layanan tambahan sudah termasuk dalam harga makanan.

Mintalah penjelasan secara rinci mengenai:

• Menu yang termasuk
• Jumlah porsi
• Minuman
• Bentuk penyajian
• Pelengkap
• Harga
• Ketentuan reservasi
• Batas perubahan jumlah tamu

Dengan begitu, panitia dapat membandingkan paket berdasarkan kebutuhan nyata, bukan hanya melihat harga akhirnya.

Menu yang Tepat Tidak Harus Paling Mahal

Makanan mahal belum tentu menjadi pilihan terbaik untuk semua acara.

Menu yang tepat adalah menu yang sesuai dengan tamu, jumlah peserta, waktu acara, dan anggaran. Pilihannya harus cukup beragam agar lebih banyak orang tetap bisa makan.

Kombinasikan seafood dengan masakan Indonesia, western food, sayuran, snack, dessert, dan minuman sesuai kebutuhan.

Periksa alergi dan pantangan makanan. Hitung porsi dengan realistis. Sesuaikan menu dengan durasi acara. Setelah itu, konsultasikan seluruh kebutuhan kepada admin.

Jambe Boga Sari bukan hanya restoran seafood. Tempat ini juga menyediakan pilihan masakan Indonesia, hidangan lokal, ayam, western food, sayuran, soup, snack, dessert, serta berbagai minuman.

Kebutuhan menu untuk wedding, ulang tahun, gathering, company dinner, acara keluarga, sekolah, komunitas, dan rombongan dapat dibicarakan melalui admin.

Paket dapat disesuaikan berdasarkan jumlah tamu, konsep acara, kebutuhan menu, dan anggaran. Detail harga, pilihan makanan, jumlah porsi, serta bentuk penyajian perlu dikonfirmasi sebelum reservasi.